Van ambitie naar succes: hoe Nexus Rail en APcon de eerste Raamovereenkomst Telecom op Stations (ToS1) winnen

Een nieuwe koers voor Telecom binnen de spoorbranche.

De aanleiding voor dit project ontstond in de winter van 2023, tijdens een presentatie van ProRail over de toekomstige inrichting van het beheer en onderhoud van stations. Telecom maakte destijds onderdeel uit van de BST-aanbesteding (Backoffice Station Transfer), vanuit daar is het duidelijk geworden dat telecom een specifiek techniekveld is waar specialistische IB’s voor nodig zijn. Daarom besloot ProRail dit onderdeel los te trekken uit de bestaande overeenkomst.

Het doel was helder: meer grip krijgen op life cycle assetmanagement (LCA), meer efficiëntie creëren en alle telecomelementen in kaart brengen. ProRail wilde een structurele aanpak waarmee telecomvoorzieningen gedurende hun volledige levenscyclus beheerd en ontwikkeld konden worden.

Een unieke kans in de markt.

In december 2025 werd de aanbesteding op de markt gebracht. Het betrof een raamovereenkomst voor Telecom Life cycle Management, een volledig nieuw contracttype binnen de telecombranche. Hoewel de overeenkomst in eerste instantie voor vier jaar wordt uitgeschreven met twee keer de mogelijkheid om twee jaar te verlengen.

Om deel te kunnen nemen moest er vanuit ons een uitgebreid Plan van Aanpak (PvA) worden opgesteld. Daarbij werd onder andere beoordeeld op:

• Beschikbare capaciteit en expertise;
• De kwaliteit en borging van producten;
• Het tonen van initiatief en innovatie.

Het schrijven van een overtuigend PvA is doorgaans geen eenvoudige opgave. Daarom werd ondersteuning gezocht bij Flux Partners. Samen met het team werd zorgvuldig gewerkt aan een verhaal dat onze sterke punten benadrukte en tegelijkertijd realistisch bleef over de onderdelen waarvoor aanvullende expertise nodig was.

Weten waar je goed in bent.

Een van de belangrijkste lessen tijdens het traject was het besef dat je niet alles zelf hoeft te kunnen. Het team koos bewust voor een eerlijke aanpak: laten zien waar de eigen kracht ligt en externe ondersteuning inzetten waar dat nodig is. In plaats van aandachtspunten te verbergen, hebben we deze benoemd en actief ingevuld met de juiste expertise. Dat bracht risico's met zich mee. Het inschakelen van externe partijen vraagt om investeringen zonder garantie op succes. Toch was het team ervan overtuigd dat deze investering nodig was om een zo sterk mogelijk voorstel neer te leggen.

Samenwerking als succesfactor.

Om überhaupt in aanmerking te komen voor deze aanbesteding was de erkenning ‘Niet-spoordragende civieltechnische & utilitaire constructies’ vereist. Nexus Rail beschikt zelf niet over deze erkenning, waardoor inschrijven vanuit Nexus Rail alleen niet mogelijk was. Gelukkig zijn wij onderdeel van Team RailXpert, waarin ook APcon participeert. Het succes kwam vooral voort uit de samenwerking binnen het tenderteam zelf. Tijdens het schrijven van het PvA werd voortdurend kritisch naar elkaar gekeken en werd actief feedback gevraagd aan collega's die niet direct bij het project betrokken waren. Juist deze frisse blik leverde vaak verrassende inzichten op die de kwaliteit van het plan verder verhoogden.

Een memorabel traject.

De aanbesteding kende een zeer korte doorlooptijd. De opdracht kwam vlak voor de kerstperiode binnen en na de jaarwisseling resteerden nog slechts zes weken om alles gereed te krijgen. Elke dag en zelfs elk uur telde.

Een moment dat bij velen is blijven hangen, vond plaats tijdens één van de werksessies. Terwijl het team onder hoge tijdsdruk werkte aan de afronding van het plan, ging plotseling het brandalarm af. Omdat de planning geen ruimte bood voor vertraging, verhuisde het team naar een externe locatie om de hoek om daar direct verder te werken. Het typeert de betrokkenheid en vastberadenheid waarmee aan de aanbesteding werd gewerkt.

Tegen de verwachtingen in winnen.

Uiteindelijk konden slechts drie partijen inschrijven op de aanbesteding. Als relatief klein ingenieursbureau wisten wij ons te onderscheiden van de grote marktpartijen en behaalden we de eerste plaats! Een prestatie waar het hele team bijzonder trots op is.

Wat ons onderscheidde was niet alleen onze expertise, maar ook onze visie op kennisdeling. Wij zien onszelf als onderdeel van de markt en vinden het belangrijk om kennis actief te ontwikkelen én te delen. Daarnaast beschikken we over een groot aantal telecomspecialisten en werken we met een eigen handboek dat continu wordt onderhouden en doorontwikkeld.

De inspanningen werden beloond met een uitzonderlijk resultaat: twee beoordelingsonderdelen ontvingen een maximale score van 100%. Daarmee gaf ProRail een duidelijk signaal af dat de visie, kwaliteit en aanpak uitstekend aansluiten bij hun eigen ambities.

De impact op de organisatie.

Het winnen van deze raamovereenkomst heeft een grote positieve impact gehad op de organisatie. Binnen het management én binnen het team zorgde het resultaat voor trots, vertrouwen en rust. De overeenkomst biedt continuïteit in projecten en omzet voor de komende jaren.

Tegelijkertijd blijft het belangrijk om de verbinding met de rest van de markt te behouden. Hoewel de TOS-1 raamovereenkomst een sterke basis vormt, wil de organisatie actief betrokken blijven bij andere projecten en aanbestedingen. 

Wat we hebben geleerd.

Terugkijkend is misschien wel de belangrijkste les dat succesvolle aanbestedingen nooit het werk van één persoon zijn. Het aanbestedingstraject heeft laten zien hoe waardevol een team met verschillende perspectieven is. Door samen te werken, elkaar uit te dagen en continu feedback te verzamelen, ontstaat een beter resultaat dan wanneer iedereen vanuit zijn eigen tunnelvisie werkt.

Daarnaast bevestigde het traject dat het een kracht is om eerlijk te zijn over je krachten en valkuilen. Door expertise van buitenaf in te schakelen, wanneer dat nodig is, ontstaat uiteindelijk een sterker eindproduct.

Klaar voor de toekomst!

Deze overwinning betekent meer dan alleen een nieuwe opdracht. Het markeert een belangrijke stap in de positionering van de organisatie als specialist binnen de Telecombranche. 

En misschien is dit wel het mooiste resultaat van allemaal: de bevestiging dat onze visie aansluit bij die van de opdrachtgever. Dat we niet alleen begrijpen wat de opdrachtgever nodig heeft, maar ook op dezelfde manier naar de toekomst kijken. Dat maakt deze overwinning extra bijzonder.